Inbox gemakkelijk opruimen: zo houd je je mailbox schoon én duurzaam
Mascha Bongenaar
17 mei 2025
Ken je dat? Je opent je mailbox en wordt verwelkomt met een duizelingwekkend aantal ongelezen berichten. Dan ben je niet de enige! Veel mensen laten hun inbox langzaam vollopen tot het een ondoordringbare oerwoud van nieuwsbrieven, oude berichten en vergeten update is. Maar wist je dat al die oude mails niet alleen zorgen voor mentale ruis, maar ook nog een grote CO2 voetafdruk hebben? No worries! DuurzameKeuzes helpt je in dit artikel stap voor stap je inbox gemakkelijk opruimen en opgeruimd te houden.
Waarom het opruimen van je inbox impact maakt
Elke e-mail die op een server blijft staan, verbruikt energie. En stel je eens voor hoeveel miljarden mails wereldwijd opgeslagen staan in datacenters die dag en nacht draaien. Volgens schattingen kan één opgeslagen mail met grote bijlage over zijn levensduur tot 10 gram CO₂ uitstoten. Vind je dat niet veel? Tel dan maar eens op bij duizenden mails in miljoenen inboxen wereldwijd. Zorgen voor een minder volle mailbox, zorgt dus voor minder energiegebruik, en minder CO2 uitstoot. Je inbox opschonen is een heel duurzame keuze.
Stap voor stap: zo maak je je mailbox leeg zonder stress
1. Begin met de grote schoonmaak
- Elk begin is lastig, maar als je eerst een grote bulk gedaan krijgt, dan geeft het je meteen lucht. En een aanmoediging om verder te werken. Start dus eerst met de zoekfunctie van je mail. Filter op termen als ‘nieuwsbrief’, ‘no-reply’ of ‘aanbieding’ en verwijder alle oude nieuwsbrieven die je nooit meer gaat lezen. Vergeet ook je notificaties niet van sociale media met zoektermen als ‘facebook’, ‘instagram’ of ‘pinterest’. Verwijder al deze oude notificaties.
- Sorteer daarna op bijlagegrootte (grootste eerst!) en verwijder oude mails met presentaties, downloads en video’s.
- Filter als laatste op datum en verwijder alle mails van 2 jaar of ouder. Je hebt ze tot nu toe niet nodig gehad, dus waarschijnlijk heb je ze nu ook nooit meer nodig. Weet je het niet zeker? Archiveer ze naar een speciale map.
2. Werk met mapjes, niet met één eindeloze inbox
Een opgeruimde inbox betekent niet dat je niks bewaart, maar wél dat je het bewaart op de juiste plek. Maak een paar overzichtelijke mappen aan: zoals ‘persoonlijk’, ‘werk of studie’, ‘belangrijk’ (met contracten en facturen) en projecten of tijdelijke mappen. Versleep je oude mails naar de juiste mappen of gebruik filters om ze automatisch in het juiste mapje te laten belanden. Alles wat je niet binnen 2 minuten kunt beantwoorden of verwijderen? Verplaatsen!
3. Gebruik een ‘Inbox Zero’ moment
Zorg ervoor dat je niet alle mail in een dag wil doen als het duizenden mails zijn. Zet een wekker voor 30 minuten en stop daarna! Zo blijft het opschonen van je inbox een behapbaar project. Plan een volgend moment om weer 30 minuten aan het opschonen van je mailbox te werken of maak er een wekelijks terugkerend ritme van totdat het af is.
Is je inbox weer schoon? Maak er een terugkerend moment van richting ‘inbox zero’. Reserveer elke dag 5 minuten om je inbox op nul te houden. Bekijk nieuwe berichten, verwijder wat je niet nodig hebt, en archiveer de rest. Maak er bijvoorbeeld een mini-ritueel van bij je koffie of lunchmoment.
Hoe hou je je inbox opgeruimd?
1. Weg met onnodige nieuwsbrieven
De gemiddelde Nederlander ontvangt dagelijks tussen de 5 en 25 nieuwsbrieven. Dat is goed voor de marketing van bedrijven, maar minder goed voor jouw inbox en het milieu. Niet alleen door het versturen en bewaren van al die mails, maar ook voor je koopgedrag. Meld je dus af van alles wat je niet echt leest of wat je alleen tot kopen aanzet. Zo loopt je mailbox niet weer ongemerkt vol!
2. Archiveer je mails in plaats van bewaren
Laat mails niet in je inbox staan “voor het geval dat”. In plaats daarvan kun je ze beter archiveren. Je kunt ze later altijd terugvinden met de zoekfunctie. Wat is het verschil? Een lege inbox geeft rust én overzicht.
3. Automatiseren: laat technologie voor je werken
De meeste e-mailprogramma’s (zoals Gmail, Outlook of Apple Mail) hebben filters of regels waarmee je automatisch kunt:
-
Laat nieuwsbrieven verplaatsen naar een aparte map
-
Zorg dat mails van je manager of leidinggevende gemarkeerd is als belangrijk
-
Stuur facturen naar een map “Financiën” of rangschik mails met een specifiek onderwerp in een projectmap
Stel dit één keer goed in, en je inbox blijft vanzelf overzichtelijker.
4. Onderhoud je inbox: een keer per maand een mini-check
Naast je dagelijke routine om je ‘inbox zero’ te houden, is het fijn om elke maand 10 minuten in te plannen om:
-
Te veel aangemaakte mappen op te ruimen
-
Te controleren of je filters nog goed werken
-
Oude mails te verwijderen
Net als bij een keukenkastje: regelmatig opruimen voorkomt chaos!
Inbox gemakkelijk opruimen is simpel én duurzaam
Het hoeft niet ingewikkeld te zijn; met een paar duidelijke stappen maak je van je inbox weer een plek van rust, overzicht en duurzame keuzes. Begin vandaag nog met opschonen, werk met mappen en plan een vast onderhoudsmoment. Je hoofd én het klimaat zijn er blij mee!
Meer lezen?
- Duurzaam aan de slag op je georganiseerde en minimalistische werkplek
- Wat je vandaag nog kunt doen tegen de klimaatcrisis
- Digitaal opruimen verkleint je CO2 voetafdruk
In dit artikel staan affiliate links. Wanneer je via één van deze links een aankoop doet, ontvangt DuurzameKeuzes een (meestal kleine) commissie van de verkoper, terwijl het jou niets extra kost. Denk aan het milieu en je portemonnee; koop alleen iets als je het nodig hebt!
Foto’s Philippe Murray-Pietsch, Justin Morgan
Schrijf je in voor de DuurzameKeuzes nieuwsbrief!
Ontvang duurzame tips, heerlijke recepten en exclusief winacties direct in jouw inbox.
Mis niks meer van DuurzameKeuzes.com!
Volg ons op alle sociale media.
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!